Le processus de rédaction et passation d’un marché public peut se révéler relativement complexe, et l’interaction entre les différents services est un élément essentiel pour réaliser cette étape dans les meilleures conditions possibles.

Lors de son intervention du 11 janvier dans nos locaux, Mélanie Jordan, consultante en commande publique, a proposé aux participants un atelier interactif sur la répartition des rôles au sein des différents services pour la rédaction mais aussi l’exécution d’un marché de commande publique.

Il ressort de cette analyse que les services techniques et administratif sont étroitement complémentaires et ont tous un rôle à jouer : un marché public ne peut être bien rédigé et exécuté que si la collaboration entre les services est fluide et efficace.

Retour sur une conférence riche en participations variées.

La définition du besoin

En toute logique, ce sont les acteurs du terrain qui remontent les besoins des agents et qui « alertent » sur la nécessité de nouveaux outils ou services. Dans l’exemple de Mélanie Jordan, il s’agissait d’une paire de bottes de chantiers avec des fonctionnalités spécifiques.

Mais la connaissance « terrain » des services techniques leur permet également de définir avec précision l’objectif recherché, en s’appuyant sur leur connaissance du secteur.

En parallèle, le service administratif et juridique occupe également un rôle essentiel : il doit réaliser une analyse du marché, mais également définir avec précision l’acte d’engagement.

En tout état de cause, une solution externe pour simplifier la gestion des marchés publics de travaux comme celles que nous proposons chez Epicture peut s’avérer indispensable.

L’établissement des pièces

L’établissement des pièces est une étape stratégique, où chaque document est essentiel. Chaque service doit être mobilisé à ce niveau pour que les pièces soient rédigées comme il convient.

  • Le règlement de consultation et l’avis de publication sont des documents spécifiques, répondant à des normes rigoureuses, et exigeant une excellente connaissance juridique. Leur réalisation est du ressort des services administratifs.
  • En revanche, la rédaction du cahier des clauses techniques relève des compétences du terrain. Seules des connaissances techniques aiguisées permettront de lister toutes les fonctionnalités indispensables du produit ou du service recherché, afin que le nouveau produit ou service apporte une réelle valeur ajoutée et corresponde aux besoins des équipes.
  • La décomposition du prix forfaitaire ainsi que le bordereau de prix unitaire et le DQE relèvent du service technique ; cette attribution a causé un débat lors de l’atelier de Mélanie Jordan, car certaines structures publiques font appel à leur service administratif pour mettre en œuvre ces fonctionnalités précises. De fait, les deux services sont complémentaires sur cette étape complexe ; pour que les pièces nécessaires soient rassemblées, l’interaction est essentielle et permet de communiquer des pièces à la fois irréprochables sur le plan administratif et parfaitement opérationnelles au niveau technique.

 Le choix de l’attributaire

Sélectionner le partenaire qui va accompagner l’entreprise durant une longue période est une étape qui requiert une excellente connaissance métier, mais aussi des compétences administratives rigoureuses.

  • L’ouverture des plis relève d’exigences particulières, qui doivent impérativement être scrupuleusement respectées. Le non-respect de ces formalités peut en effet rendre la procédure nulle. La commission d’appel d’offre procède à l’ouverture des plis en privé. lorsqu’il s’agit d’un établissement public, en vertu de l’article L1411-5 de la Commande Publique, elle est composée de
  • l’autorité habilitée à signer la convention de délégation de service public ou son représentant, président.
  • cinq membres de l’assemblée délibérante élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste.
  • L’analyse des offres est du ressort du service technique ; les acteurs du terrain sont les mieux placés pour comparer les différents candidats et voir dans quelle mesure ils peuvent répondre à leur besoin.
  • Les négociations se font le plus souvent face au service technique, mais le service administratif a souvent un rôle à jouer également, notamment en ce qui concerne les négociations des tarifs par exemple.
  • En revanche la signature et l’attribution relèvent du service administratif : la demande des éléments à l’attributaire pressenti, la signature du marché, le courrier de rejet aux candidats non retenus, répondent à des procédures particulières.

L’exécution du marché

  • Le suivi de l’exécution est une étape qui relève purement des acteurs du terrain : il leur appartient de valider que les produits ou services sont conformes au cahier des charges, que les modalités de livraison sont respectées …
  • Le paiement des factures est très souvent le rôle d’un service dédié, ou externalisé grâce à un logiciel comme Ediflex. Grâce à l’automatisation des principaux calculs (remboursement de l’avance, intégration de l’évolution des prix, etc.)

En conclusion, il semble évident que les services ne peuvent mettre en place et exécuter un maché que s’ils travaillent en étroite collaboration et mutualisent leurs compétences.

L’atelier s’est conclu par une question : l’avenir verra t’il l’apparition d’un service dédié aux AO, voire des créations de postes « spécialiste des appels d’offres », occupés par des personnes aux compétences transverses, à la fois terrain et administratives et financières ? A suivre !