Dans de nombreuses entreprises, y compris chez Epicture, le stockage des factures papier est une question importante : place dédiée au stockage, problématiques autour de la conservation du papier sans parler de longues séances de recherche d’une facture en particulier suite à une erreur de pochette ou de classeur.

C’est avec plaisir que nous avons lu l’arrêté du 22 mars 2017 (retrouvez le ici) fixant les modalités de numérisation des factures. Epicture aime tout ce qui permet aux entreprises de se faciliter la vie !

Nous avons listé les conditions requises pour cela :

Techniquement il faut un cachet serveur qui permet la signature électronique des documents numérisés au nom de la personne morale qu’est l’entreprise. Ce certificat devra répondre au niveau de sécurité du Référentiel Général de Sécurité niveau une étoile.
Chaque document numérisé devra disposer de sa propre signature à l’aide de ce certificat, et la numérisation devra être horodatée de façon à éviter les litiges liés à des modifications ultérieures de document.

Le format retenu pour les numérisations est le PDF (Portable Document Format. Si jamais vos factures comprennent des codes couleurs, par exemple pour identifier les différentes natures de produits ou de prestations facturés, il faudra que ces couleurs soient reproduites à l’identique.

Les avantages sont multiples : sécuriser l’information en la passant sur support informatique, faciliter le stockage et pourquoi pas gagner une pièce en plus dans vos locaux plutôt que d’y entasser des classeurs !

Ces modalités ne s’appliquent pas à la facturation électronique, de laquelle nous sommes spécialistes pour vos marchés de travaux ou de prestations intellectuelles. Cependant nous apprécions tout ce qui peut nous faciliter la vie ! Et nous sommes à votre disposition pour faciliter la votre, n’hésitez pas à nous contacter.