Passez du papier à la simplicité : Ediflex et la dématérialisation !

La gestion de contrats nécessite de nombreux échanges. Dans le domaine des marchés publics de travaux, les échanges sont multipliés par les nombreux acteurs impliqués : Pouvoirs adjudicateurs, assistance à maitrise d’ouvrage, maitres d’oeuvre et éventuels sous traitants…

Bien que les habitudes aient parfois du bon, l’usage du papier est de plus en plus remis en cause par la simplicité grandissante des outils de dématérialisation. Pas encore convaincu ? Epicture vous offre en quelques points un argumentaire imparable sur la question.

Epicture veut vous simplifier la vie, sur vos marchés de travaux. N’hésitez plus !

DU PAPIER …

Lourdeur :

Les documents papier entraînent de très nombreuses tâches et de grandes pertes d’énergie et de temps : préparer des copies, gérer l’espace de stockage, gérer les envois de courriers.

La transmission des documents papier entraîne une hausse des dépenses : papier, courriers, recommandés et coursiers…

… A LA SIMPLICITÉ

Simplicité :

Les documents dématérialisés ne nécessitent pas de réaliser des copies multiples. Le serveur stocke l’ensemble des dossiers et il suffit de laisser l’accès à un nouvel acteur d’un marché pour qu’il puisse consulter l’ensemble du dossier.

Les envois se font de façon électronique : une fois l’accès à Internet payé, vous pouvez transmettre autant de documents que vous voulez !

Risques :

Un document papier peut s’égarer, ou pire, tomber entre de mauvaises mains.

A chaque étape d’une chaîne administrative, les modifications éventuelles amènent à une saisie manuelle, avec d’éventuelles erreurs qui se répercutent à chaque nouvelle saisie.

Les retards entraînés font courir à chaque maillon de la chaîne administrative le risque de pénalités de retard importantes.

Sécurité :

Les documents sont stockés sur un serveur sécurisé. Chaque acteur du marché est identifié et accède de façon sécurisée à ses documents.

Les modifications effectuées sont répertoriées et on peut les suivre aisément. Les modifications entraînent des calculs effectués directement sur le serveur, les montants sont totalement sécurisés.

Les transmissions électroniques instantanées éliminent le risque d’un éventuel retard de transmission et les éventuelles pénalités.

Complexité :

Le suivi des actions sur les documents est très difficile voire impossible : aucun acteur de la chaîne administrative ne sait exactement où en sont les autres dans le traitement de leurs documents.

Certains aspects légaux et normatifs des marchés peuvent être sujets à interprétation : si tous les acteurs d’un marché n’ont pas la même opinion sur un de ces sujets, avoir un dossier cohérent se révèle être impossible.

Facilité :

Le workflow est établi selon les spécificités de chaque marché. Les acteurs du marché accèdent successivement à la saisie de chaque document au bon moment. La traçabilité des actions de chacun est totale.

Le paramétrage du marché évite les litiges liés aux aspects légaux et normatifs : tous les acteurs suivent les mêmes règles lors des saisies de documents.

L’outil Ediflex permet de réaliser des impressions papier tout au long du processus, par exemple si vous êtes amené à envoyer un courrier. 

Si vous vous reconnaissez dans la colonne de gauche, aucune inquiétude : nous vous proposons de faire un audit de votre situation et de vous conseiller pour vous faciliter la vie sur vos marchés de travaux et de prestations intellectuelles. Pour ce faire, contactez nous !